Nous sommes le mercredi 10 octobre, le Forum bat son plein et je rejoins Nhat Anh au SwissTech, bien occupée par les multiples tâches qu’elle doit accomplir dans sa journée.
Peux-tu nous présenter rapidement ce qu’est le Forum EPFL ?
Le Forum EPFL c’est le plus grand salon de recrutement d’Europe organisé par des étudiantes et étudiants et qui se passe chaque année sur le campus de l’EPFL. Pendant une semaine, on accueille au sein du SwissTech des entreprises, des ONG’s et des start-ups qui viennent tenir des stands, faire des présentations et des workshops. C’est ouvert au public et principalement destiné à la population étudiante que ce soit celle de l’EPFL ou d’autres universités. Le but principal est de faciliter l’insertion professionnelle en construisant un pont entre les élèves et les entreprises. On accueille un public de plus de 20’000 personnes au cours de la semaine !
Qui se cache derrière l’organisation de cet évènement ?
On est un comité de 20 personnes formé en février, soit près de 8 mois avant l’évènement. Au mois de septembre, 8 super-staffs viennent épauler les responsables des différents pôles et surtout aider pendant l’évènement. Chaque personne dans le comité a son rôle qui peut être plutôt relationnel comme les relations entreprises, ou alors plutôt interne comme la communication. Durant la semaine on est aidé par une centaine de staffs pour la restauration, la logistique ou les photos par exemple.
Un comité formé en février pour un évènement en octobre, comment gérez-vous votre temps ?
L’organisation dépend vraiment de chaque pôle. Un des plus gros challenge est le démarchage des intervenants par l’équipe relations entreprises / ONG’s / start-ups qui commence dès le mois de mars. Cela passe par recontacter les entreprises, les start-ups et les ONG’s présentes les années précédentes, en contacter de nouvelles, et leur proposer de réaliser différentes prestations avec un stand, une conférence ou un workshop. La fin de cette phase d’inscription des entreprises est pendant l’été. Mon pôle qui s’occupe de la rédaction et du contenu ou le pôle design aussi par exemple, demande plutôt un travail constant tout au long de l’année avec la refonte totale du site internet cette année, le démarchage de la presse, la relecture des parutions, les affiches etc. La restauration est quant à lui un pôle qui fonctionne sous forme de quelques périodes intenses avec l’organisation des stands par exemple à Vivapoly, au Gala Forum, au Gala des Alumni et puis bien sûr pendant la semaine de Forum avec les cafétérias. Le pôle relations étudiants organise également des évènements durant l’année comme les deux Skills Weeks qui permettent aux étudiantes et étudiants de se préparer au Forum avec des corrections de CV ou des simulations d’entretiens. Le pôle logistique subit lui une pression exponentielle avec une période plus détendue au début, puis la réalisation des plans jusqu’à atteindre un rythme effréné durant l’évènement. Une des particularités de Forum c’est que l’on travaille également beaucoup pendant l’été avec certains pôles qui font des permanences au bureau.
Comment financez-vous le Forum?
Notre principale source de revenus est l’inscription payée par les entreprises pour être présentes. Il y a également des sponsors et notamment Rolex qui est notre sponsor principal. D’autres partenaires nous aident au niveau de la restauration, de la logistique ou des médias en nous offrant leurs produits ou leurs services. Jusqu’à cette année, nous avions également l’aide de l’EPFL qui finançait la location du SwissTech mais avec les récentes coupes budgétaires nous avons également dû prendre en charge cette partie.
Sous quels critères choisissez-vous les entreprises présentes ?
Dans la tradition du Forum, il n’y a pas de tri fait parmi les entreprises. C’est le principe du premier venu, premier servi. On souhaite rester ouverts et donner l’opportunité à un maximum d’entreprises de participer. Cela permet à la population étudiante d’avoir un éventail le plus large possible pour que chacun fasse son choix en fonction de ses convictions personnelles. On ne souhaite pas que Forum prenne une direction précise et l’impose donc au public. On reste néanmoins à l’écoute des demandes et c’est par exemple grâce aux différents retours que nous avons eu, que le jour des ONG’s est né. On a également mis en place des évènements pour la faculté ENAC qui a du mal à être bien représentée dans le panel des entreprises.
Comment décrirais-tu ta journée type au Forum ?
Intense [rires] ! On arrive sur place vers 6h50 et on commence directement la journée par un briefing général. Ensuite on prépare l’accueil des entreprises, répond à des mails, prépare ce qu’il nous faut pour la journée. Vers 8 heures, les entreprises commencent à arriver pour terminer l’installation de leur stand. Puis à 9 heures c’est l’ouverture au public ! On passe la journée à shifter que ce soit à l’accueil, à la restauration, à la logistique ou à travailler pour son pôle comme avec cette interview [rires]. A la fin de la journée, tout le monde abandonne son costume et se transforme en pro de la logistique. Chaque jour on a un plan différent du SwissTech à suivre, ce qui nous oblige à faire du montage et du démontage toute la soirée. Le soir, on finit plus ou moins tard en fonction de notre efficacité, ça peut varier entre 23h et 2h du mat’… Heureusement, l’EPFL nous octroie une dérogation pour la semaine si l’on a des cours ou des TP obligatoires.
Qu’est-ce que cette expérience t’apporte personnellement ?
Déjà je trouve que le monde associatif de l’EPFL en général est une chance exceptionnelle. On y retrouve énormément d’associations qui sont très professionnelles. Ce qui m’a particulièrement plu à Forum c’est l’opportunité d’organiser un évènement d’une si grande ampleur dans un tel bâtiment. Ça se traduit par travailler en équipe, apprendre des compétences de management et d’organisation. Je n’ai jamais été vraiment attirée par les projets plus techniques tels que les projets MAKE car je considère déjà faire beaucoup de technique dans mes cours et les projets associés. Pouvoir développer tout ce côté « soft skills » au sein de Forum me plait énormément.